← Ansvarlighed og klageadgang

Antikorruptionspolitik

Om dette dokument

1. Hvorfor vi har den her

HADAF samler penge ind fra almindelige mennesker og sender dem til Afghanistan. Pengene går gennem hænder, over landegrænser og ud i kontanter til familier, der ikke har en bankkonto. Det er en af de mest udsatte måder at flytte penge på, og vi vil hellere sige højt, hvordan vi passer på dem, end at opdage bagefter, at ingen vidste, hvem der havde ansvaret.

Politikken gælder også, når vi ikke har en bevilling. En pulje kan åbne med en uges varsel, og så er der ikke tid til at finde reglerne frem.

2. Hvad vi forstår ved korruption

Vi bruger Udenrigsministeriets definition: misbrug af betroet magt for egen vinding.

Det dækker i hvert fald:

• Tyveri af penge, materialer eller udstyr
• Underslæb, altså at bruge betroede midler til noget andet end det aftalte
• Bestikkelse, herunder at modtage eller give gaver og personlige tjenester for at opnå en fordel
• Nepotisme, altså at give opgaver, indkøb eller hjælp til familie og venner frem for efter saglige kriterier
• Korruption ved indgåelse af en aftale: aftalt spil om tilbud, forfalskede dokumenter, bedrageri ved kontraktindgåelse
• Korruption under udførelsen af en aftale: udskiftning af varer, forkerte priser, opdigtede udgifter, snyd med rejseafregninger

Listen er den, CISU og Udenrigsministeriet selv bruger i deres indberetningsskema. Vi bruger den samme, så vi ikke skal oversætte vores egne ord til deres, den dag det bliver alvor.

3. Nultolerance

HADAF accepterer ingen form for korruption, hverken i Danmark eller i indsatslandet. Det gælder også, når en betaling ville have gjort arbejdet lettere eller hurtigere. Mødes vi med et krav om en betaling for at få adgang, tilladelse eller udlevering, betaler vi ikke. Vi skriver episoden ned og underretter landsbestyrelsen.

Vi ved godt, at reglen kan koste os en indsats. Det har vi taget stilling til på forhånd.

4. Gaver og personlige fordele

• Ingen, der handler på HADAFs vegne, må modtage gaver, rabatter, rejser eller tjenester fra en leverandør, partner eller ansøger, som kan påvirke en beslutning.
• Almindelig gæstfrihed under et møde eller et besøg er i orden. Det samme er en opmærksomhed af symbolsk værdi, altså under 300 kr.
• Modtager man alligevel noget over den grænse, afleveres det til foreningen eller returneres, og kassereren noterer det.
• Gaver, HADAF giver, føres som en almindelig udgift med bilag og modtager. Kontanter gives ikke som gave.

5. Habilitet

Den, der har en personlig, familiemæssig eller økonomisk interesse i en sag, deltager ikke i behandlingen og ikke i afstemningen. Interessen oplyses, inden sagen behandles, og det føres til referat, både at interessen blev oplyst, og at personen ikke deltog.

Det gælder blandt andet ved indkøb hos en virksomhed, man selv eller en nærtstående har del i, ved valg af partner, ved ansættelse eller honorering, og ved uddeling af hjælp til nogen, man er i familie med.

At man er i familie med en modtager af nødhjælp, gør ikke modtageren uværdig. Det betyder alene, at en anden end den, der er i familie, skal træffe beslutningen og skrive under på den.

6. Penge ind og penge ud

To underskrifter. Foreningen tegnes af landsforpersonen sammen med næstforpersonen eller et andet bestyrelsesmedlem, jf. vedtægternes § 7 stk. 9. Ingen har enefuldmagt til en konto, hvor en bevilling står. Enhver betaling godkendes af to personer.

Funktionsadskillelse. Den, der godkender en udgift, er ikke den, der bogfører den, og ikke den, der afstemmer banken. Ved en bevilling fra CISU er det et krav, ikke en anbefaling.

Indkøb. Ved et indkøb over 10.000 kr. indhentes mindst to tilbud, og indkøbet godkendes af to. Ved indkøb over 2.000 kr. godkendes det af kassereren inden købet, ikke efter.

Bilag. Der er et bilag på hver eneste udgift. Det fremgår af bilaget, hvem der har godkendt det, og hvilken konto eller budgetlinje udgiften hører til. Bilaget knyttes til posteringen.

Bogføring. Ingen postering slettes eller ændres. En forkert postering rettes ved en ny, selvstændig postering. Bankkontoen afstemmes hver måned, og afstemningen kontrolleres af en anden end den, der lavede den.

Indsamlede midler står på en særskilt indsamlingskonto, adskilt fra driftskontoen, og bruges kun til det formål, tilladelsen er givet til.

7. Kontantuddelinger i Afghanistan

Det er her, risikoen er størst, og det er her, vi har haft mindst skrevet ned. Fremover gælder følgende, hver gang HADAF sender eller uddeler kontanter:

1. Beløbet pr. husstand fastsættes skriftligt på forhånd af landsbestyrelsen, med en kort begrundelse for, hvordan det er fastsat.
2. Partnerens andel til uddelingsomkostninger aftales skriftligt på forhånd og angives som en procentdel eller et beløb. Den aftales før overførslen, ikke efter.
3. Der føres en modtagerliste med navn, antal personer i husstanden, sted, dato og beløb. Listen underskrives eller kvitteres af modtageren, eller dokumenteres på anden måde, hvis en underskrift vil udsætte modtageren for fare.
4. Ingen uddeler alene. Der er altid to til stede ved en uddeling, og mindst én af dem er fra den implementerende partner.
5. Pengene overføres til en organisation, ikke til en privatperson. Skal der undtagelsesvis bruges en anden kanal, godkendes det af landsbestyrelsen på forhånd, og begrundelsen føres til referat.
6. Afrapporteringen foreligger senest 30 dage efter uddelingen med tal, datoer, steder og bilag. Er den ikke der, sendes der ikke flere midler.

Punkt 4, 5 og 6 er skrevet på baggrund af uddelingen i juni 2026, hvor midlerne blev hævet kontant og uddelt personligt af ét bestyrelsesmedlem, og hvor dokumentationen ikke forelå til tiden. Vi gentager det ikke.

8. Hvis nogen har mistanke

Alle kan og skal sige til. Det gælder bestyrelsesmedlemmer, frivillige, medlemmer, partnerens folk og de mennesker, vi hjælper.

Sig det til landsforpersonen eller kassereren. Angår mistanken en af dem, siges det til næstforpersonen. Angår den hele landsbestyrelsen, kan det gå direkte til CISU på complaints@cisu.dk.

• info@hadaf.nu
• +45 35 95 95 36
• Hazara-Dansk Forbund, C/O Yasser Ghanbari, Saxogade 39, 3. th, 1662 København V

Man behøver ikke være sikker. En begrundet mistanke er nok, og det er ikke den enkeltes opgave at efterforske først.

Ingen repressalier. Den, der i god tro fortæller om en mistanke, må ikke miste opgaver, tillidsposter eller medlemskab som følge af det. Sker det alligevel, er det i sig selv en sag for landsbestyrelsen.

9. Hvad vi gør, når mistanken er rejst

1. Straks: landsforpersonen underrettes, og sagen skrives ned med dato, hvad der er set, og hvem der ved det.
2. Inden for 3 dage: landsbestyrelsen orienteres. Er et bestyrelsesmedlem involveret, deltager vedkommende ikke i behandlingen.
3. Med det samme: yderligere udbetalinger på den pågældende indsats standses, og bilagene sikres.
4. Inden for 14 dage fra mistanken opstod: der indberettes til CISU, hvis forholdet er omfattet af afsnit 10.
5. Løbende: der føres en sagsmappe med alt, hvad der er gjort og hvornår.

Vi anmelder til politiet, når der er tale om et strafbart forhold af en vis alvor, og vi rejser krav om tilbagebetaling, når midler er brugt forkert.

10. Indberetning til CISU

Har HADAF en bevilling fra en af CISUs puljer, er landsbestyrelsen forpligtet til at underrette CISU straks og senest 14 dage efter, at mistanken opstår. Fristen løber fra mistanken, ikke fra en konstatering.

Der skal indberettes, hvis:

• mistanken direkte handler om CISU-midler
• mistanken handler om midler fra andre donorer, og de samme personer fra ledelsen er involveret i CISU-bevillingen
• der sættes en intern eller ekstern undersøgelse i gang
• der er en politisk risiko eller en omdømmerisiko

Sådan gør vi det. CISUs eget skema skal bruges. Det udfyldes på engelsk, fylder højst tre sider og skrives i Arial 10. Det sendes til indberet@cisu.dk med derf@cisu.dk i kopi, hvis sagen vedrører en DERF-bevilling.

Skemaet beder blandt andet om et beløb i danske kroner og om en beskrivelse af forholdet mellem HADAF og den organisation, hvor uregelmæssigheden er fundet. Begge dele skal kunne fremskaffes inden for 14 dage. Det er den reelle grund til, at afsnit 6 og 7 ser ud, som de gør.

CISU videresender indberetningen til Udenrigsministeriet, og bekræftede sager om korruption og misbrug offentliggøres i kort form på ministeriets hjemmeside. Det ved vi på forhånd, og det ændrer ikke ved pligten.

11. Følger

Landsbestyrelsen kan efter en konkret vurdering:

• fratage en person opgaver og tillidshverv med øjeblikkelig virkning, jf. vedtægternes § 7 stk. 10
• suspendere eller ekskludere et medlemskab efter vedtægternes § 4 stk. 9, hvilket kræver enstemmighed, en saglig, proportional og veldokumenteret begrundelse, og at medlemmet er varslet og har fået mulighed for at føre sin udlægning til protokol
• afbryde et samarbejde med en partner
• rejse krav om tilbagebetaling
• anmelde forholdet til politiet

12. Partnere

Enhver samarbejdsaftale med en implementerende partner indeholder Udenrigsministeriets antikorruptionsklausul. Den gengives ordret på engelsk, fordi det er den ordlyd, CISU og ministeriet kræver:

"No offer, payment, consideration or benefit of any kind, which could be regarded as an illegal or corrupt practice, shall be made, promised, sought or accepted - neither directly nor indirectly - as an inducement or reward in relation to activities funded under this agreement, incl. tendering, award or execution of contracts. Any such practice will be grounds for the immediate cancellation of this agreement/contract and for such additional action, civil and/or criminal, as may be appropriate. At the discretion of the Royal Danish Ministry of Foreign Affairs, a further consequence of any such practice can be the definite exclusion from any tendering for projects, funded by the Danish Ministry of Foreign Affairs."

Vi gennemgår denne politik med partneren, inden aftalen underskrives, og partneren bekræfter skriftligt, at den er forstået.

13. Lokalforeninger

Lokalforeninger er selvstændige juridiske enheder med egne vedtægter. Denne politik gælder for dem, når de forvalter midler, der kommer fra landsorganisationen, og den gøres til en betingelse i landsbestyrelsens godkendelse efter vedtægternes § 8 stk. 4. Derudover opfordres lokalforeningerne til selv at vedtage den.

14. Sammenhæng med de øvrige politikker

• Mistanke om seksuel udnyttelse, misbrug eller chikane behandles efter safeguarding- og PSEAH-politikken, men indberettes til CISU efter samme frist og samme skema som her.
• Screening af partnere og modtagere mod sanktionslister sker efter antiterror- og sanktionsproceduren.
• Klager over HADAFs egen adfærd behandles efter klage- og feedbackmekanismen. En indberetning og en klage er ikke det samme: en indberetning går fra os til CISU om noget, vi selv har fundet. En klage kommer fra nogen udefra om os.

Hazara-Dansk Forbund, CVR 42724823. C/O Yasser Ghanbari, Saxogade 39, 3. th, 1662 København V. info@hadaf.nu · hadaf.nu